ประเภทบทความ/งานวิจัย : CQI สถานะ : จัดทำรายงาน    บทความ/วิจัย เรื่อง : การพัฒนาวิธีการจัดทำ เบิก OT ผู้แต่ง : สุวิชา ชูศรียิ่งและคณะ ปี : 2563       หลักการและเหตุผล : กระบวนการเบิกค่าตอบแทนนอกเวลาราชการ ของ หน่วยงานต่างๆ ของ โรงพยาบาลห้วยผึ้งนั้น หน่วยงาน แต่ละงาน จะเป็นผู้จัดทำ และยื่นเบิก ที่งานการเงิน ภายในวันที่ 10 ของเดือนถัดมา กลุ่มการพยาบาล มี บุคลากรพยาบาล (พยาบาล+พนักงานชายหญิง) จำนวน 51 คน ในจำนวนนี้ 45 คน มีเวรค่าตอบแทนนอกเวลาราชการ มีเวรค่าตอบแทนนอกเวลาราชการ ปัญหาที่พบจากการจัดทำเอกสารส่งเบิก คือ 1) เซนต์ชื่อปฏิบัติงานไม่ถูกต้อง 2)จำนวนเวร ไม่ถูกต้อง ตาม ยอดรวมของ ตารางปฏิบัติงานที่จัดไว้ 3) key ข้อมูลเวร ไม่ถูกต้อง เอกสารถูกส่งกลับมาแก้ไข และ4) ใช้เวลาประมาณ 5-6 ช.ม. ในการตรวจสอบ และจัดทำเอกสาร ซึ่งทั้ง 4 ปัญหา ทำให้เกิดความล่าช้า ในการส่งเบิก และเพิ่มภาระงาน ผู้รับผิดชอบจัดทำการค่าตอบแทนนอกเวลาราชการ จึงทบทวนกระบวนการ (การตามรอย)ทั้งหมด และปรับวิธีการจัดทำ ด้วยกิจกรรม เพื่อนช่วยเพื่อน & ขึ้นเวร ให้ลงเวร & ข้อมูลถูกใจ ค่าตอบแทน จะได้ไว หลังจากดำเนินกิจกรรม นี้ พบว่า กลุ่มการพยาบาล สามารถส่งเบิกค่าตอบแทนนอกเวลาราชการ ภายในวันที่ 10 ของเดือนถัดมา ผู้รับผิดชอบจัดทำใช้เวลาในการตรวจสอบ และจัดทำเอกสาร ลดลง เป็นโดยเฉลี่ย 3.30 ช.ม. อุบัติการณ์ เอกสารถูกส่งกลับมาแก้ไข ภายใน 6 เดือน จำนวน 2 ครั้ง (เดิม แก้ไข ทุกเดือน)   วัตถุประสงค์ : 1. เพื่อ การจัดการ การเบิกค่าตอบแทนนอกเวลาราชการที่ถูกต้อง 2. เพื่อลดระยะเวลา การตรวจสอบ และจัดทำเอกสาร   กลุ่มเป้าหมาย : 1. พยาบาล ที่ขึ้นเวรนอกเวลาราชการ จำนวน 45 คน 2. พนักงานชายหญิง ที่ขึ้นเวรนอกเวลาราชการ จำนวน 18 คน   เครื่องมือ : การประชุมกลุ่ม โดยใช้ tree diagram เพื่อ ค้นหาสาเหตุ ของปัญหา เพื่อเลือกการจัดการ ที่จะเหมาะสม และชี้แจ้ง การดำเนินงานตามกิจกรรม เพื่อนช่วยเพื่อน & ขึ้นเวร ให้ลงเวร & ข้อมูลถูกใจ ค่าตอบแทน จะได้ไว   ขั้นตอนการดำเนินการ : ประชุมกลุ่ม (Brain storming) 1. Plan : ตามรอยระบบ การ จัดทำเอกสาร เบิกค่าตอบแทนนอกเวลาราชการ แล้วใช้ tree diagram เพื่อเปลี่ยน ปัญหา ให้เป็นวัตถุประสงค์ ที่ต้องการ แล้ว นำมาจัดการด้วยวิธีการใหม่ 2. DO : การตามรอยระบบ พบว่า 1.เซนต์ชื่อปฏิบัติงานไม่ถูกต้อง เกิดจาก -เซนต์ชื่อเวรไม่เป็นปัจจุบัน (เซนต์ย้อนหลัง มีการแลกเปลี่ยน+ขายเวร ) 2.จำนวนเวรนอกเวลาราชการ ไม่ถูกต้อง ตามยอดรวม ของ ตารางเวร ที่จัดไว้ เกิดจาก -นับเวร ไม่ถูกต้อง -มีการแลกเปลี่ยนเวรแล้วลืมเขียนข้อมูล ทำให้เวรซ้ำกับผู้อื่น 3.key ข้อมูลเวร ไม่ถูกต้อง เอกสาร ถูกส่งกลับมาแก้ไข เกิดจาก -ถ้าผิดพลาดจากการ check เวร จะทำให้ key เวรผิด - key ไม่ถูกต้อง 4.การใช้ระยะเวลาการจัดทำ และตรวจสอบ เอกสาร เมื่อข้อมูลเวร ไม่ครบ ไม่ถูกต้อง : ต้อง check จากการ เซนต์ชื่อ สมุดเหตุการณ์ในเวร เทียบกับตารางเวร ถ้าถูกต้อง จึง key ข้อมูล แนวทางใหม่ 1.กำหนดให้ พยาบาล พนักงานชายหญิง ลงข้อมูลเวร ในสมุดร่วมด้วยช่วยกัน 2. สอนวิธีการนับเวร OT เวรบ่ายดึก (สอนโดย หัวหน้าพยาบาล ) 3.ให้ทุกคน นับสรุปเวร OT/ค่าเวรบ่ายดึก/เวรE แล้วลงลายมือชื่อ ยืนยัน ว่าข้อมูลถูกต้อง กำหนด ให้เสร็จ ภายใน วันที่ 2 ของเดือนถัดมา 4. ตรวจสอบ ข้อมูลเวร แผนก ER-LR โดย ดวงพร และทิพวรรณ แผนกผู้ป่วยใน โดย กนกพร และ พนักงานชายหญิง โดย รุ่งสงัฐ และวันดี และทุกแผนก ตรวจสอบซ้ำ โดย สุวิชา 5. การ key ข้อมูล ทำเบิก โดย I :รุ่งสงัฐ/กนกพร II : สุวิชา ผู้ key ข้อมูล III : หัวหน้าพยาบาล 3. Study: 1. สื่อสาร ด้วยการประชุมชี้แจง 2. ดำเนินการ ตามขั้นตอนที่วางไว้ 4. Act : ประเมินผล ครั้งที่ 1 : พบว่า ลืมเซนต์ชื่อ แก้ไข โดย ให้ เพื่อนที่ขึ้นเวรด้วยกันช่วยตรวจสอบ และพบว่า นับเวร ไม่ถูกต้อง สอนวิธีการนับเวร OT เวรบ่ายดึก อีกครั้ง (สอนรายบุคคล) ใช้เวลา ประมาณ 5 ช.ม. ในการจัดทำ และตรวจสอบ เอกสาร ประเมินผลครั้งที่ 2 : มีนาคม 63 พบว่า เซนต์ชื่อครบทุกคน ทุกเวร มีการนับจำนวน OT และค่าเวรบ่ายดึก ถูกต้อง         ผลการศึกษา : เก็บข้อมูล ระหว่างเดือน ตุลาคม 2562 –มีนาคม 2563 ผลการดำเนินงาน พบว่า กิจกรรมนี้ บรรลุตามเกณฑ์ บุคลากร กลุ่มการพยาบาล ลง ข้อมูลเวร OT และเวรบ่ายดึก ได้ถูกต้อง ทำให้ลดระยะเวลาเวลาในการตรวจสอบ จากเดิมใช้เวลา 5-6 ช.ม. ลดลงเฉลี่ย 3.30 ช.ม. และจัดทำเอกสาร และอุบัติการณ์ เอกสารถูกส่งกลับมาแก้ไข ภายใน 6 เดือน มีจำนวน 2 ครั้ง จากเดิม แก้ไข ทุกเดือน   ข้อเสนอแนะ : ควรนำการตามรอย (Tracer) มาใช้ในการค้นหาสาเหตุที่ส่งผลต่อการเกิดปัญหาในระบบการทำงาน และทำให้แก้ไข ได้ถูกต้อง         รางวัลที่ได้รับ : ยังไม่ได้รับรางวัล           ดาวน์โหลด : เอกสารฉบับเต็ม (Fulltext)